المقدمة :

إن سياسة آليات الرقابة والأشراف تعد مطلبا أساسيا من متطلبات ضوابط الرقــابة الداخليــة في الجمعية حيث أنها تعــمل على تحديــد الـمســئوليات والــصلاحيــات الإدارية والــتي من شــأنها تعـزز من ضبط مســارات تــدفـــق المعاملات والإجراءات لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال، وتعمل على تــطوير العملية الدارجة.

النطاق

تحدد هذه السياسـة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومــن لهم عالقات تعاقدية وتطوعية ً في الجمعية، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات للأنظمة خاصة وفقا.

الــــبيــــــــان

الرقابة

• بالتقارير الإدارية : ان التقارير الإدارية يعتمد عليها اعتماد كلي في تقييم الأداء للجمعية، وتوجه هذه التقارير بالدرجة الأولى إلى مجلس الإدارة لأنه الجهة المسؤولة عن اتخاذ القرار في تصحيح الانحراف واتخاذ الإجراءات اللازمة، وأن تعد هذه بصفة دورية وبانتظام، ويجب اعداداها بطريقة جيدة وواضحة ومنها:
• التقارير الدورية: وتكون هذه من العاملين لمدراءهم بصفة: يومية، أسبوعية، أو شهرية أو فصلية أو بعد انتهاء مرحلة معينة من مشروع، أو بعد انتهاء مشروع.
• تقارير سير الأعمال الإدارية: وتكون هذه التقارير من المدراء إلى الإدارة العليا وتتضمن أنشطة الإدارات والإنجازات المتعددة.
• تقارير الفحص: وتكون لتحليل ظروف مشروع سابقة والحقة لتساعد الإدارة العليا على التصرف السليم في توجيه القرارات.
• تقارير قياس كفاءة العاملين: وتعد بصفة دورية عادية من قبل الرؤساء المباشرون لمرؤوسيهم، وتشمل على قياس القدرات والتوصية لتطوير تلك القدرات، ومدى تعاونهم مع فريق العمل …وغيره من معايير واضــحة مناسبة للجمعية.
• المذكرات والرسائل المتبادلة: وتكون بين الإدارات والأقسام وتستخدم هذه لحفظ الملفات والمعلومات والبيانات لسهولة الرجوع لها للمتابعة والتقييم
• التقارير الخاصة
• تقارير الملاحظة الشخصية.
• تقارير الإحصائيات والرسوم البيانية.
• مراجعة الموازنات التقديرية.
• متابعة ملف الشكاوى والتنظيمات.
• مراقبة السجلات والمراقبة الداخلية.
• مراقبة السير وفق معايير نظام الجودة.
• تقييم ومراجعة المشاريع.

المبادئ:

ت- مبدأ التكاملية: تكامل الرقابة وأساليبها من الأنظمة واللوائح التنظيمية والخطط الاستراتيجية والتنفيذية في الجمعية.

ث- مبدأ الوضوح والبساطة: سهولة نظام الرقابة وبساطته ليكون سهل الفهم للعاملين والمنفذين ليسهم في التطبيق الناجح والحصول على النتائج المناسبة

. ج- مبدأ سرعة كشف الانحرافات والبالغ عن الأخطاء: أن نظام الرقابة وفاعليته في الجمعية لكشف الانحرافات والتبليغ عنها بسرعة وتحديد أسبابها لمعالجة وتصحيح تلك الانحرافات والأخطاء.

ح- مبدأ الدقة: إن دقة المعلومة ومصدرها هام بالنسبة للإدارة العليا ألنها هي التي تساعد على صنع القرار والتوجيه السليم واتخاذ الإجراءات المناسبة، وعدم الدقة في ذلك يعرض الجمعية لمشاكل وكوارث لا قدر الله.

المـسؤوليات:

تطبق هذه السياسة ضـمن أنشطة الجمعية وعلى جمــيع العاملين والمنتسبين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية بالطالع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياســة والإلمام بها والتوقيـــع عليها، والالتزام بما ورد فـــيها من أحكـــام عـــند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفي.