قبل أن يتم تحويل الوثائق الأرشيفية لمركز الوثائق ، يكون من الضروري أن تفرز الوثائق لتحديد ما سيتم ترحيله لمركز الوثائق وما سيتم إتلافه حسب لوائح الحفظ المعتمدة ،
ويحدد ذلك للوثائق المعدة للإتلاف في الجدول المفصل أدناه (جدول بيان بالوثائق المعدة للإتلاف).
والذي يعبأ وفقاً للتالي:
- ويتعلق برقم محضر الإتلاف المعد للغرض
- الوحدة : تحدد الوحدة الإدارية المحولة للملفات ( مركز / إدارة / قسم. الخ.)
- عدد الملفات المعدة للإتلاف : تحدد الوحدة بالجدول عدد الملفات المعدة للإتلاف
- التاريخ: يذكر التاريخ باليوم والشهر والسنة .
- اسم الموظف : يذكر اسم الموظف الذي تولى إعداد الجدول والتي من المفروض أن تعود الوثائق بالنظر إليه .
- تحويلة الهاتف : وهي الخاصة بالموظف الذي تنتسب إليه الملفات المحولة لإمكانية تواصل مركز الوثائق معه حول معالجة وثائقه .
- التوقيع : وهو المتعلق بالموظف كشاهد على البيانات حول جدول الملفات المعد من طرفه .
- الرقم التسلسلي : وهو الرقم الذي يحدد عدد الملفات.
- اسم الوثيقة وموضوعها : ويقصد ما يتضمنه الملف من وثائق . ومن الضروري أن تكون الوثائق متجانسة وليست مختلطة ، كأن تكون مثلا بريد صادر فقط ، أو بريد وارد فقط ، أو ملفات شراءات ، أو ملفات موظفين . والغاية من تجانس الوثائق في الملف الواحد هو سهولة التثبت فيها .
- الرقم التسلسلي للوثائق : يجب أن يتضمن الملف معاملات متجانسة ومسجلة بأرقام متسلسلة . مثلا كأن يتضمن الملف خمسين معاملة من وثائق البريد الصادر والمسجلة بالدفتر كترقيم معرف لها .
- التاريخ: وهو تاريخ الوثائق . فقد يتضمن الملف وثائق تعود إلى سنتين متتاليتين .
- عدد الأوراق : المتضمنة للملف المعد للإتلاف
- مدة الحفظ للملف حسب لوائح الحفظ
- بداية حفظ الملف حسب لوائح الحفظ
- رقم الملف حسب التسلسل للملفات خلال العمل بها
- رقم الصندوق حيث تجمع الملفات أحيانا في صندوق كبير لإعدادها للإتلاف
- مجموع الملفات و الوثائق المعدة للإتلاف
- أسماء وتوقيع أعضاء لجنة الإتلاف
جدول بيان بالوثائق المعدة للإتلاف – نموذج (اتلاف)
بموجب محضر إتلاف رقم …………….
القسم: …………………………… الرمز: ……………… عدد الملفات المعدة للإتلاف: ………………………….
التاريخ: ………. / ………. / …………… هـ
إسم الموظف: ……………………………………………… هاتف: …………………………. تحويلة: ……………….
التوقيع: …………………………………………
م | اسم الوثيقة وموضوعها | رقم الوثيقة | تاريخ الوثيقة | عدد الأوراق | مدة الحفظ | بداية الحفظ | رقم الملف | رقم الصندوق |
المجموع : |
أعضاء لجنة الإتلاف:
الإسم | التوقيع |